局属各单位：

我局办公自动化系统（以下简称OA系统）从2009年12月1日正式使用至今已近三个月，三个月来该系统的使用极大方便了我局的日常办公，提高了办公效率，推动了办公的无纸化和自动化。但是，在该系统的使用过程中还存在不少问题，归纳起来主要有以下三个方面问题：

一、对OA系统的重视不够。由于大家一直习惯于在纸上办文办公，对OA系统的办文、办公认识不够。因此，部分同志的OA系统基本没有使用，一直处于闲置状态。

二、对OA系统的使用知识学习不够。部分同志因工作繁忙或者对OA系统重视不够，导致对OA系统的使用知识学习不够，从而造成部分同志目前还不会网上办文、办公，或者不适应网上办文、办公。

三、存在办文不及时、不规范现象。目前我局的OA系统上存在大量的待办文件没有及时办理、办结，堆积了大量的待阅文件（包括待阅发文和待阅收文）没有阅办，同时还存在一些文件办理不规范、不按流程走的问题。

上述问题的存在，一方面影响了OA系统的正常运行、降低了OA系统使用效能；另一方面还影响了我局日常办公的正常运行，延误了业务工作的开展。为了维护OA系统的正常运行，提高办文、办公效率，特提出以下几点要求：

一、增强对OA系统重要性的认识，养成每天都使用OA系统办公的习惯。

OA系统内的待办文件是涉及行政、业务工作等的待办事宜，经办人必须按规定和流程及时办理，以免延误公文办理和工作开展；在办公文是经办人员已办理过但目前还在其他环节办理的公文，该类文件划分可以帮助相关办文人员了解文件办理的进程并督促其他环节人员办理文件；待阅发文是局党组、市局及市局办公室等制发的内部文件，内容涉及会议精神传达、人事任免、工作部署、制度建设等，全体人员都必须及时逐一阅读、办理；待阅收文是市委市政府等单位制发的公文，一般属于阅知性的传阅公文，可以根据实际情况选择逐一阅读或批量阅读；公告栏、会议预告栏是用于发布告知性信息和发布会议通知的，全体干部职工必须及时阅读。

希望全体干部职工每天都要至少使用OA系统 4次，即：上午和下午上班时第一时间先打开OA系统看看有没有待办、待阅文件和会议通知等需要阅办，上午和下午下班前再打开OA系统看看还有没有新的待办、待阅文件和会议通知等需要阅办，对于办公室文员、支队（分局）内勤人员等特殊岗位的人员则有必要适当的增加OA系统的使用次数，对于一线执法人员则可以根据具体情况、在不延误公文办理的前提下灵活安排（除了有办理时限的公文外，一般公文要求在三个工作日以内办理完毕）。

二、加强学习、规范公文办理。

OA系统的熟练使用和规范办文，需要经历一段时间的学习和使用实践才能掌握。因此，全体人员必须结合实际使用情况经常的复习一下前期的培训资料（OA系统里的操作手册等），以便提高办文效率和办文质量。

三、按时处理前期未办理完毕的公文。

对于前期应办理但未办理完毕的公文，请各处室、支队（分局）、大队指定相关负责人督促所有有OA系统账号的人员于2010年3月10号前统一处理完毕，届时对不能及时处理前期未办理完毕公文的单位和个人将予以通报。

四、关于OA系统授权、协管员OA系统使用权限等问题。

OA系统内的公文，必须由本人负责办理，并承担相关的责任。在个人因公出差长期不能办理公文等情况下，可以通过OA系统内的“个人设置”栏设置代理人代办公文，在代理授权时必须明确代理时限和相关责任。

我局的OA系统目前只为部分特殊岗位的协管员设置了OA系统账号，其他协管员暂时还不能通过OA系统阅办公文。对于协管员需要阅知的文件、公告信息、会议通知等，由各处室、支队（分局）、大队自行规定传阅方式传达到每个协管员。

二〇一〇年二月二十六日